Comités de Suivi Individuel

• L’article 11 de l’arrêté du 26 aout 2022 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorant mentionne que : « Un comité de suivi individuel » du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation. Il évalue, dans un entretien avec le doctorant, les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l’entretien au directeur de l’école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse.

  Il veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement. Les modalités de composition, d’organisation et de fonctionnement de ce comité sont fixées par le conseil de l’ED.

  • Le CSI se réunit obligatoirement avant chaque nouvelle inscription. Le rapport du CSI formule des recommandations transmises à l’ED après chaque entretien.
  • Aucune réinscription en thèse ne pourra se faire en l’absence du rapport écrit.

  La composition du comité de suivi doit être conservée sur toute la durée d’inscription sauf exception.

Étape 1 | Former son CSI la 1ère année

En accord avec leur DT, les D1 soumettent la composition de leur comité CSI à l’ED. Les responsables d’axes valident ces comités. Si le comité venait à changer, les D2 et D3 devront resoumettre leur nouveau comité.

Le CSI comprend au minimum deux membres titulaires d’une HDR et extérieurs au site du doctorant. Ils n’auront pas signé d’articles avec l’équipe d’accueil du doctorant dans les 5 années précédentes.

• un membre spécialiste de la discipline ou en lien avec le domaine de la thèse ;
• un membre non spécialiste extérieur au domaine de recherche du travail de la thèse.

Un des membres doit être affilié à l’ED MIcrobeS (hors institut/campus du doctorant) ou émarger à une ED de l’Université Paris Cité. La liste des HDR de l’ED MIcrobeS est disponible ici .

L’autre membre est hors établissement (hors UPC et hors Institut Pasteur). 

Un membre additionnel — OPTIONNEL — ‘expert’ peut être invité dès la première année. Il ne devra pas nécessairement être titulaire d’une HDR, pourra changer en cours de thèse et pourra être sur le campus/site du doctorant. Il ne signera pas le compte rendu de CSI et ne participera pas aux phases II et III de la réunion (voir étape 4 ci-après).

Les membres du CSI ne peuvent pas être rapporteurs lors de la soutenance de thèse mais peuvent être examinateurs ou présidents.

Les modalités pour soumettre la composition des comités CSI seront indiquées fin 2026.

Les doctorants et doctorantes seront notifiés par mail de la validité de leur comité.

• Chaque année à l’ouverture de la campagne (avril), les doctorants et doctorantes recevront un mail les invitant à remplir leurs rapports annuels.
• Avant de renseigner le formulaire CSI, assurez-vous que la composition de votre comité ait été validée par l’ED (étape #1).
• Le contenu du rapport : Vous devrez compléter le formulaire CSI en fournissant des détails sur les formations que vous avez suivies et l’avancement de votre travail de thèse. Votre rapport (2-3 pages max) doit inclure : contexte, hypothèses/objectifs, résultats et perspectives/conclusion.

Vous avez également la possibilité d’apporter des corrections aux informations pré-remplies, qui seront mises à jour dans notre base de données à la fin de la campagne CSI de chaque année.

Les consignes pour l’envoi de votre rapport vous seront indiquées fin 2026.

• Une fois le formulaire CSI soumis, les doctorants et doctorantes sont invités à organiser la rencontre avec leur comité, aidés par leur directeur de thèse.

  Logistique : trouver une date qui convienne aux membres de votre comité et à votre directeur de thèse, la communiquer avec le lieu précis à tous les participants. Si l’un des membres participe à distance, vous devez créer et envoyer un lien de vidéoconférence.

  Durée de l’entretien

  Bien que la durée exacte soit laissée à votre discrétion, nous recommandons de prévoir un créneau de 90 minutes. Cet entretien devra sauf exception se tenir en présentiel avec éventuellement le membre extérieur à l’Université Paris Cité en visioconférence.

  L’entretien scientifique requiert un strict minimum de 45 minutes.

  Dates limites

  Lorsque vous planifiez votre réunion, gardez à l’esprit les dates limites de réception du rapport final par l’école doctorale :

  • D1 et D2 : 30 septembre
  • D3 (demande de 4^ème année avec nouveau financement) : fin juillet
  • D1, D2, et D3 (renouvellement de VISA) : fin juillet (les procédures préfectorales peuvent être longues).

• Les membres du comité CSI — sans l’expert additionnel — rédigent le CR à l’issue de l’entretien en suivant le lien contenu dans le mail accompagnant le formulaire CSI pré-rempli et transmis par les doctorants.
• Le comité formule des recommandations sur la réinscription et donne son avis sur l’avancement des travaux et la formation du doctorant.
• Dès que les membres #1 et #2 ont validé le rapport — un seul par comité —, ils en reçoivent chacun une copie.
• Le rapport — un seul par comité — est envoyé à l’ED: ed.microbes@u-pariscite.fr
• Il est expressément demandé aux membres du comité de ne pas transmettre le rapport ni au doctorant ni au directeur de thèse.
• Si le comité constate des difficultés, il doit les signaler directement à l’ED.

Le rapport soumis par votre comité est reçu par l’ED.

• Si aucun problème n’est rapporté, les CR définitifs sont renvoyés par l’ED aux doctorants et aux DT.
• Si un problème est détecté, l’ED prend toute mesure nécessaire relative à la situation du doctorant et au déroulement de son doctorat.